تسهيل عمليات الاستيراد والتصدير
رحلة تحويل شاملة لشركة مورد صناعي
شركة مورد صناعي تختص في تقديم منتجات عالية الجودة للعملاء في مختلف الصناعات كانت تواجه تحديات في عمليات الأعمال التقليدية. مع زيادة حجم الأنشطة والطلبات والمستخدمين على المنصة، تعرفت الشركة على العديد من العقبات التنظيمية وقيود تجربة المستخدم. للتغلب على هذه التحديات، بدأت الشركة رحلة تحويل شاملة لتحسين عملياتها وتحسين تجربة المستخدم بشكل عام. تتطلب عمليات الشركة المعقدة مرونة في سير العمل، ولكن حلول شركات سلسلة التوريد الكبيرة كانت باهظة التكلفة، وحلول الشركات الصغيرة لم تقدم الوظائف اللازمة لإدارة الجوانب المختلفة لسلسلة التوريد بشكل فعال.
من خلال بحوث ميدانية شاملة، حددنا عمليات تتوافق مع عادات واحتياجات الموظفين مع معالجة مخاوف الشركة. نجحت الشركة في تحويل عملياتها التقليدية إلى حلاً رقمياً سلساً، مما يقلل من أي انقطاعات محتملة.
تحديات العميل
واجهت شركة سلسلة التوريد الصناعي هذه تحديات عديدة في عمليات أعمالها التقليدية، بما في ذلك:
التوريد عالميًا
توسيع نطاق عملهم عالميًا وإدارة سلاسل التوريد عبر بلدان مختلفة أثر على تعقيدات فيما يتعلق بإدارة الموردين والامتثال للتشريعات القانونية والشحن اللوجستي. يتضمن إدارة النقل واللوجستيات لشحنات البضائع التنسيق مع شركات الشحن البحري المتعددة، وضمان التعبئة المناسبة والوثائق الدقيقة والتخليص الجمركي والتتبع.
عدم وجود قائمة إلغاء الطلب والشفافية
عانت الشركة من عدم وجود قائمة مركزية وأسباب واضحة لإلغاء الطلبات من قبل العملاء أو الموردين، مما أدى إلى الغموض وحدوث نزاعات محتملة.
تتبع الطلبات وتقديم تقارير للعملاء
توفير تحديثات فورية للعملاء حول حالة وتقدم طلباتهم، بما في ذلك معالجة الطلبات، تتبع الشحنات وتوقعات مواعيد التسليم.
تتبع تأخيرات شركات الموردين والشحن
تتضمن المراقبة والتخفيف من التأخيرات التي يتسبب فيها الموردين أو شركات الشحن، مع ضمان التواصل الفعال مع العملاء وتنفيذ خطط الطوارئ لتقليل المشاكل والاضطرابات.
عدم وجود سجل نشاط المسؤول
عدم وجود سجل شامل لنشاطات المشرفين فيما يتعلق بالطلبات المسجلة يحد من الشفافية والمساءلة.
نقص التحليل للطلبات المفقودة أو الموردة جزئيًا
واجهت الشركة صعوبات في تحليل ومعالجة الطلبات المفقودة أو الطلبات التي تتطلب شحنات متعددة، مما أدى إلى عدم كفاءة التشغيل.
غياب العمليات الجماعية
عدم القدرة على تحديد وتنفيذ العمليات لمجموعة من المستخدمين في وقت واحد أثّر سلبًا على الكفاءة والإنتاجية.
خيارات تسعير محدودة تعتمد على العلامة التجارية
كان النظام يفتقد إلى وظيفة إضافة “السعر السريع” استنادًا إلى العلامات التجارية المحددة، مما أدى إلى تقييد مرونة التسعير.
عدم وجود قائمة واضحة للدائنين والمدينين
كمية العمليات العالية على المنصة أدت إلى عدم وجود قائمة واضحة وموجزة للدائنين والمدينين، مما أثر على إدارة الأمور المالية.
محافظ الموردين والعملاء والشؤون المالية
إدارة بشكل فعال للمعاملات المالية للموردين والعملاء، بما في ذلك الفواتير والمدفوعات ومصالحة الحسابات، مع ضمان الشفافية والأمان. كما يتيح ذلك رؤية واضحة لجميع الديون والاعتمادات للتنبؤ بالأرباح وتجنب الخسائر المحتملة.
مخططات تحليلية غير كافية
عدم وجود مخططات تحليلية واضحة وعملية لتحليل النظام أدى إلى تقييد قدرة الشركة على الحصول على رؤى قابلة للتنفيذ واتخاذ قرارات مستنيرة.
طرق توصيل مختلفة بناءً على مواقع العملاء
احتياج تلبية متطلبات العملاء المتنوعين في مواقع مختلفة استدعى تنفيذ طرق توصيل مختلفة، مثل الشحن الجوي والشحن البحري أو النقل البري، حسب الوجهة ومتطلبات العميل.
عدم وجود نسخة متوافقة مع الهواتف النقالة
عدم وجود منصة متوافقة مع الهواتف النقالة أدى إلى قيود في القدرة على تتبع الطلبات والاستجابة لها عند الابتعاد عن أجهزة الحاسوب المكتبية.
غياب نظام التنبيهات والإشعارات الداخلي
عانت المنصة من غياب نظام تنبيه داخلي، مما أدى إلى تأخر الاستجابة للأحداث الحرجة والتحديثات الهامة.
الحل
شمل الحل الذي تم تطويره لشركة شركة سلسلة التوريد الصناعية مجموعة من الميزات التي تهدف إلى تحسين الكفاءة التنظيمية والحد من مخاطر الأخطاء والخسائر المالية ورفع رضا العملاء. تم تصميم الحل كتطبيق ويب تدريجي (PWA)، مما يضمن الأداء الأمثل والتوافق عبر مختلف الأجهزة والمنصات.
وفيما يلي أهم ميزات الحل:
تصنيف المعلومات
توفر هذه الميزة لفريق المبيعات الوصول إلى معلومات العملاء والموردين. كما تسمح للمشاهدة المنفصلة لقائمة طلبات كل عميل أو مُقدِم طلب، وتمكّن من تتبّع حالة كل طلب لإدارة فعّالة.
تحسين سلسلة التوريد
لتبسيط سلسلة التوريد، قامت شركة الحلول الصناعية المحدودة بتحديد موردين دوليين موثوقين وتصنيفهم استنادًا إلى حجم الطلبات، نقاط النظام، العلامات التجارية الموردة، إلخ. أتاح هذا النهج المفاوضات من أجل شروط مواتية، وتطبيق معايير أداء الموردين، وإنشاء قنوات اتصال قوية.
تحسين طرق التسليم
من خلال تحليل مواقع العملاء ومتطلباتهم، قامت شركة الحلول الصناعية المحدودة بتطوير استراتيجية تسليم مرنة تستخدم مزيجًا من الشحن الجوي والشحن البحري والنقل البري. وقد أدى ذلك إلى تحسين التكلفة والوقت والكفاءة.
نظام إدارة الشحنات
تم تنفيذ نظام إدارة الشحنات القوي للتعامل الفعال مع الشحنات، مما ضمن توثيقًا صحيحًا وتتبعًا للشحنات والامتثال للوائح الجماركية.
منصة إدارة مالية
اعتماد منصة متكاملة لإدارة المال سهلت إدارة المحافظ المالية للموردين والعملاء بسلاسة. حيث قامت بتوحيد العمليات مثل إصدار الفواتير والمدفوعات وتقارير المالية بشكل آلي.
لوحة تحكم سهلة الاستخدام لمديري الشركة
نظام العمل الحي المدمج سمح لمديري الشركة بمراقبة تقدم تسليم كل طلب من خلال لوحة تحكم سهلة الاستخدام.
حلاً قدمته شركة مجموعة ماتيكان لشركات توريد قطع الغيار الصناعية يُبسِّط العمليات ويحسن تجربة المستخدم. يزيد الكفاءة ويقلل من الأخطاء والخسائر، ويخفض التكاليف ويزيد رضا العملاء. هذا الحلاّ المنقّح يمكّن الشركات من التكيف مع التغيرات في السوق ومعالجة الطلبات بفعالية.
تنفيذ هذه الحلول أدى إلى تحسين الكفاءة ورضا العملاء في شركة الحلول الصناعية. وقد حددت المرحلة للنمو والتوسع في المستقبل. ستزيد استغلال التكنولوجيا وتحسين العمليات والعلاقات القوية مع الموردين والعملاء من كفاءة العمليات ورضا العملاء بشكل أكبر.
يتيح الحل للعملاء تقديم الطلبات وتتبع تقدم تنفيذها واستلام فواتير دقيقة تحتوي على معلومات تفصيلية. يضمن الشفافية في إدارة الطلبات ويوفر للمديرين لوحة تحكم بصرية لتتبع تقدم توصيل الطلبات. كما يُسهِّل التعرف على أسباب إلغاء أو رفض الطلبات.
نظام تتبع وتقارير الطلبات
نتيجة لتنفيذ نظام متقدم لتتبع الطلبات، أصبح بإمكان شركة الحلول الصناعية توفير تحديثات في الوقت الحقيقي للعملاء. يشمل ذلك حالة الطلب، تتبع الشحنات وإشعارات التوصيل. تم دمج أدوات تحليل متقدمة في النظام لتمكين إجراء تحليل شامل للطلبات الناقصة وتلك التي تتطلب شحنات متعددة، مما يسهّل تقديم الحلول بسرعة.
رصد سلسلة التوريد
من خلال استخدام أدوات رصد سلسلة التوريد، قامت شركة حلول الصناعة بمتابعة أداء الموردين ورصد تأخيرات شركات الشحن. وهذا سمح بالتواصل الفعال مع العملاء وتنفيذ خطط الاستعداد للتعامل مع الانقطاعات.
لوحة معلومات سهلة الاستخدام للعملاء والموردين
يحصل العملاء والموردين على وصول إلى تمثيل بصري لأرقام طلباتهم في كل خطوة، بالإضافة إلى ديونهم المالية أو رصيدهم الائتماني بأنواع العملات المختلفة.
تتبع الطلبات للعملاء
كما قدّم الحل القدرة للعملاء على تتبع طلباتهم في الوقت الحقيقي من خلال بوابة إلكترونية. هذا النهج المتاح للعملاء يعزّز الشفافية والمساءلة ويرفع من رضا العملاء عبر توفير معلومات محدّثة حول حالة طلباتهم.
إشعارات الدفع للمتابعة وحالات الطلبات
يمكن لمديري الشركة والعملاء والموردين تلقي تحديثات حول الاستفسارات والطلبات وعرض أحدث التغييرات من خلال نظام الإشعارات الفورية.
تنفيذ سجل نشاط المشرف
تم تقديم سجل شامل لنشاطات المشرفين على الطلبات المسجلة، مما يوفر الشفافية ويمكّن تتبع الإجراءات بكفاءة.
إدارة الاستفسارات والطلبات بكفاءة
تمكن تنفيذ العمليات المنسقة وتوفير قنوات اتصال فعالة شركة الحلول الصناعية. من التعامل مع الاستفسارات والطلبات الملغاة والمرفوضة بسرعة. وقد ضمن هذا النهج القدرة على حل الأمور بفعالية والحفاظ على رضا العملاء. تم تنفيذ قائمة مركزية لإلغاء الطلبات، بالإضافة إلى ذلك توفير أسباب واضحة لإلغاء الطلبات لضمان الشفافية وتقليل النزاعات المحتملة.
المنصة المتوافقة مع الهواتف الذكية
تم تطوير نسخة متوافقة مع الهواتف الذكية من المنصة، مما يتيح للمستخدمين تتبع والاستجابة للطلبات أثناء التنقل، مما يعزز المرونة والاستجابة السريعة.
وظيفة العمليات الجماعية
تم تعزيز النظام لدعم العمليات الجماعية، مما يسمح للمستخدمين بتنفيذ إجراءات على مجموعة من المستخدمين في وقت واحد، مما يبسط العمليات ويحسن الكفاءة.
خيارات التسعير بناءً على العلامات التجارية
تم تحديث النظام ليتضمن وظيفة التسعير السريع بناءً على العلامات التجارية المحددة، مما يوفر مزيدًا من المرونة والتخصيص في التسعير.