التحول الرقمي يمكّن شركة الصلب
تبسيط العمليات وتعزيز رضا العملاء
شركة لإنتاج وبيع ورق الصلب سعت للحصول على المساعدة في تحويل عملياتها التقليدية. واجهت تحديات بسبب تعقيد سير عملها ونقص الخيارات المناسبة للبنية التحتية.
تبين أن الحلول المتاحة للشركات الكبيرة كانت مكلفة جداً، بينما كانت تلك المصممة للشركات الصغيرة تفتقر إلى القدرات اللازمة.
قامت شركة ماتيكان للمجموعة المحدودة بإجراء البحوث الميدانية وتعريف العمليات التي تتوافق مع مستوى التعليم وعادات موظفي الشركة. ثم استخدمت الشركة نفس العمليات التي كانت تقوم بها بطريقة تقليدية وقامت بتحويلها إلى حلاً رقمياً بأقل قدر ممكن من تعديل العادات.
تحديات العميل
تواجه شركات الصلب التي تعمل بطرق تقليدية العديد من المشكلات التي يمكن أن تؤثر سلبًا على عملياتها وأرباحها. فيما يلي بعض أمثلة على المشكلات التي قد تواجه شركات الصلب عند القيام بالأعمال بطرق تقليدية:
صعوبة تتبع المخزون ومستويات المخزون
قد تواجه شركات الصلب صعوبة في تتبع المواد الخام المتوفرة لديها والمنتجات النهائية المتاحة للبيع. يمكن أن يؤدي ذلك إلى نفاد المخزون وفقدان المبيعات، فضلاً عن إهدار المواد الخام ووجود فائض في المخزون.
نقص الشفافية والرؤية
قد تجعل الممارسات التجارية التقليدية من الصعب على شركات الصلب تتبع الطلبات والمدفوعات والمقاييس الأخرى الرئيسية للأعمال. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تأخير في تنفيذ الطلبات وفقدان المبيعات وصعوبة في إدارة التدفق النقدي.
عمليات المبيعات اليدوية والمستغرقة للوقت
قد تنطوي عمليات المبيعات التقليدية على الكثير من الأعمال الورقية اليدوية وتتطلب مبلغًا كبيرًا من الوقت لإنهائها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تأخير معالجة الطلبات وسوء خدمة العملاء وفقدان المبيعات.
نقص التواصل والتنسيق بين الموظفين
قد تجعل الممارسات التجارية التقليدية من الصعب على الموظفين مشاركة المعلومات والتعاون بشكل فعال. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تأخير في تنفيذ الطلبات وسوء خدمة العملاء وفقدان المبيعات.
صعوبة توسيع العمليات
تجعل الممارسات التجارية التقليدية من الصعب على شركات الصلب مواكبة التغيرات في السوق والتكيف مع فرص العمل الجديدة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى فقدان المبيعات وصعوبة في نمو الأعمال التجارية.
أخطاء بشرية
تستطيع العمليات اليدوية التقليدية أن تؤدي إلى حدوث أخطاء بشرية، مثل الفواتير الخاطئة، التسعير الخاطئ، وشحن إلى عنوان خاطئ، مما يمكن أن يؤدي إلى خسائر مالية وعدم رضا العملاء والمشاكل القانونية.
نقص في قائمة الحظر
تجعل الممارسات التجارية التقليدية من الصعب على شركات الصلب تتبع العملاء الذين لديهم سجل من عدم السداد أو مشاكل أخرى. يمكن أن يؤدي ذلك إلى خسائر مالية وصعوبة في إدارة التدفق النقدي.
نقص تقييم أداء الموظفين
قد تجعل الممارسات التجارية التقليدية من الصعب على شركات الصلب تقييم أداء الموظفين، مما يؤدي إلى نقص في التحفيز وعدم استبقاء الموظفين، وصعوبة في التعرف على الأداء المتميز للموظفين.
الحل
قدمت شركة مجموعة ماتيكان حلاً لشركة تصنيع وبيع ورق الصلب يتضمن عدة ميزات لتحسين الكفاءة التنظيمية، وتقليل مخاطر الأخطاء والخسائر المالية، وزيادة رضا العملاء. إليك بعض من الميزات الرئيسية بالتفصيل:
شروط الدفع المتغيرة
صمم الحل للتعامل مع شروط الدفع المختلفة للعملاء المختلفين، مما يتيح المرونة في الترتيبات المالية. تسمح هذه الميزة للشركة بتقديم شروط دفع مخصصة للعملاء المختلفين بناءً على جدارتهم الائتمانية وتاريخهم وحجم الأعمال التجارية.
إدارة المخزون والمخزون
شمل الحل ميزات لتتبع المخزون وإدارة مستويات المخزون، مع مراعاة فقدان الوزن الذي يحدث أثناء عملية الصهر. تساعد هذه الميزة في ضمان أن الشركة تمتلك دائمًا ما يكفي من المواد الخام لتلبية طلبات العملاء مع الحد من الفاقد والمخزون الزائد.
تصنيف المعلومات
شمل الحل أدوات لتنظيم وإدارة المعلومات، مما يسمح بمشاركة البيانات بسهولة بين أفراد فريق المبيعات. تتيح هذه الميزة لفريق المبيعات الوصول إلى معلومات العملاء، تاريخ الطلبات، وتقارير المبيعات، مما يساعدهم على خدمة عملائهم بشكل أفضل وزيادة المبيعات.
تسهيل عمليات البيع
صمم الحل لتسريع عمليات البيع، وتقليل الوقت المستغرق في المهام الإدارية وتحسين رضا العملاء. تمكن هذه الميزة الفريق التجاري من التركيز على البيع وخدمة العملاء، بدلاً من التركيز على المهام الإدارية.
متابعة الدفعات
تضمن الحل وجود أدوات لتتبع وإدارة دفعات العملاء، مما يجعل من السهل متابعة المدفوعات المتأخرة. تساعد هذه الميزة الشركة على إدارة السيولة النقدية بشكل أفضل وتقليل مخاطر الديون السيئة.
نظرة عامة مباشرة
قدم الحل رؤية في الوقت الحقيقي لعمليات الشركة، مما يتيح لأصحاب المصلحة البقاء على علم بأحدث التطورات. تمكن هذه الميزة المديرين من اتخاذ قرارات أفضل معلوماتيًا والاستجابة بسرعة للتغيرات في السوق.
دقة الأسعار
صمم الحل للحد من الأخطاء البشرية وضمان بيع المنتجات بالسعر الصحيح. تقلل هذه الميزة من مخاطر الخسائر المالية الناجمة عن أخطاء التسعير.
القائمة السوداء
شمل الحل ميزة لإنشاء قائمة سوداء للعملاء الذين لديهم تاريخ من عدم الدفع أو وجود مشكلات أخرى. تساعد هذه الميزة في حماية الشركة من الخسائر المالية الناجمة عن الديون المشبوهة.
تقييم الموظفين والزيادات والترقيات
شمل الحل أدواتٍ لتقييم أداء الموظفين وإدارة تطوير مسارهم المهني، مما يساعد في ضمان مكافأة واحتفاظ أصحاب الأداء الأفضل. تمكّن هذه الميزة الشركة من تحسين أداء الموظفين والاحتفاظ بالمواهب الرفيعة.
نقص في الكفاءة
صمم الحل لتبسيط العمليات وتقليل التوقفات، مما يزيد من الكفاءة العامة والإنتاجية. تمكن هذه الميزة الشركة من تحسين نتائجها المالية من خلال تقليل التكاليف وزيادة الإنتاج.
بيع منتج غير متوفر في المخزون
شمل الحل ميزات إدارة المخزون التي تنبه البائعين عندما لا يتوفر منتج في الأوراق، مما يقلل من مخاطر البيع المفرط وإحباط العملاء.
تتبع الطلبات للعملاء
كما قدم الحل أيضًا للعملاء القدرة على تتبع طلباتهم في الوقت الفعلي عبر بوابة عبر الإنترنت باستخدام رمز تتبع طلب فريد يتم إرساله عبر الرسائل القصيرة (SMS). هذا يعزز الشفافية والمساءلة ويساعد في زيادة رضا العملاء من خلال تزويدهم بمعلومات في الوقت الحقيقي حول حالة طلباتهم.
فصل الزبائن بين أفراد البيع
تم تنفيذ الحل بتطبيق ضوابط تقيد الوصول إلى معلومات العملاء بين أفراد البيع، مما يعزز التنافس الصحي بين فريق المبيعات ويضمن تنفيذ عمليات البيع بطريقة مهنية وأخلاقية.
لوحة تحكم سهلة الاستخدام لمديري شركة الصلب
عمليات سير العمل المباشرة سمحت لمديري شركة الصلب بمراقبة تقدم كل عملية توصيل بواسطة لوحة تحكم سهلة الاستخدام. هذا قدم لهم رؤية في الوقت الحقيقي لمجرى المبيعات بأكمله، بدءًا من لحظة وضع الطلب حتى تسليمه.
إشعارات SMS و PUSH لموافقة الطلبات المحددة
قدمت الحلاً أيضًا ميزة لمدير المبيعات لتلقي إشعارات SMS و PUSH للطلبات التي تزيد قيمتها عن قيمة محددة، مما يوفر مستوى إضافي من المراقبة والتحكم في عملية البيع. هذا ضمانًا بأن الطلبات ذات القيمة العالية يتم التعامل معها بعناية واهتمام إضافي.
جدول صيانة خط الإنتاج
شملت الحلاً ميزة جدول الصيانة التي ساعدت في ضمان أن خط الإنتاج يُحافظ على حالة جيدة ويقلل من مخاطر التوقف ويُطيل عمر المعدات.
إدارة الموردين وتتبع مزودي المواد الخام
شمل الحل أدوات لإدارة العلاقات مع الموردين وتتبع تسليمات المواد الخام، مما يساعد في ضمان توفر الموارد اللازمة لتشغيل الإنتاج بسلاسة.
لوحات كانبان لمتابعة الطلبات والإخطارات المباشرة بين الموظفين
تمكن الحل الشركة المتخصصة في إنتاج وبيع ورق الصلب من استخدام لوحات كانبان لتتبع الطلبات ومراقبة التقدم في الوقت الحقيقي. ساعد ذلك في تحسين الرؤية إلى نظام المبيعات والتأكد من تنفيذ الطلبات في الوقت المناسب.
قوالب طباعة قابلة للتخصيص
كما قدم الحل القدرة على تحديد أو تخصيص قوالب الطباعة، مما يسهل على مديري شركات الصلب التكيف مع ما يفهمه عملاؤهم بشكل أفضل. ساعدت هذه الميزة الشركة في التكيف مع احتياجات عملائها المحددة، مما ضمن أن يتلقوا المعلومات التي يحتاجونها بصيغة يمكنهم فهمها.
مع هذا الحل، تمكنت الشركة من تحسين الكفاءة التنظيمية وتقليل مخاطر الأخطاء والخسائر المالية، وزيادة رضا العملاء. كما ساعد الحل الشركة على توسيع عملياتها ومواكبة التغيرات في السوق.
كما قدم الحل القدرة للعملاء على تقديم الطلبات واستلام طلب مطبوع مفصل بكل التفاصيل المطلوبة وأيضًا يتلقى سائقو الشاحنات مدفوعاتهم في الوقت المحدد ويتم حساب عمولات مندوبي المبيعات تلقائيًا مما يمنع الاحتيال.
قدمت القدرة على تحديد أو تخصيص قوالب الطباعة بسهولة لمديري شركات الصلب تكييفها مع ما يفهمه عملاؤهم بشكل أفضل.
عند تقديم عملائهم لطلباتهم، يتلقون رمز تتبع الطلب من خلال الرسائل القصيرة ويمكنهم متابعة طلباتهم وتسليمها من خلال بوابة عبر الإنترنت.
وبفضل عمليات سير العمل المباشرة، يمكن لمديري شركة الصلب رؤية تقدم تسليم كل طلب في لوحة تحكم بديهية.
تمكنت شركة إنتاج وبيع أوراق الصلب من الاستفادة من حلاً مصممًا خصيصًا يتناسب تمامًا مع احتياجاتها الخاصة، مما أدى إلى تحسين الكفاءة ورفع رضا العملاء. وهذا سمح للشركة بتوسيع عملياتها بشكل فعال والبقاء متكيفة مع التغيرات في السوق.