Optimisation des Opérations d’Importation et d’Exportation
Un Voyage de Transformation Complet pour une Société Fournisseur Industriel
Une entreprise fournisseur industrielle spécialisée dans la fourniture de produits de haute qualité à des clients dans divers secteurs faisait face à des défis dans ses opérations commerciales traditionnelles. Avec l’augmentation du volume d’activités, de commandes et d’utilisateurs sur la plateforme, l’entreprise a identifié plusieurs obstacles organisationnels et des limitations en termes d’expérience utilisateur. Pour surmonter ces défis, l’entreprise s’est lancée dans un voyage de transformation complet pour optimiser ses opérations et améliorer l’expérience globale de l’utilisateur. Les processus complexes de l’entreprise nécessitaient une flexibilité dans le flux de travail, mais les solutions des grandes entreprises de la chaîne d’approvisionnement étaient trop coûteuses, et les solutions des petites entreprises ne fournissaient pas les fonctions nécessaires pour gérer efficacement les différents aspects de la chaîne d’approvisionnement.
Grâce à des recherches approfondies sur le terrain, nous avons identifié des processus qui correspondaient aux habitudes et aux besoins des employés tout en abordant les préoccupations de l’entreprise. L’entreprise a réussi à transitionner avec succès ses processus traditionnels en une solution numérique fluide, minimisant ainsi les perturbations potentielles.
Défis du client
Cette entreprise industrielle de la chaîne d’approvisionnement a rencontré plusieurs défis dans ses opérations commerciales traditionnelles, notamment:
Fournir à l’échelle internationale
L’expansion de leur activité à l’échelle mondiale et la gestion des chaînes d’approvisionnement dans différents pays posaient des complexités en termes de gestion des fournisseurs, de conformité réglementaire et de logistique d’expédition. La gestion du transport et de la logistique des expéditions de marchandises impliquait la coordination avec plusieurs sociétés de transit, en s’assurant d’un emballage approprié, de la documentation précise, du dédouanement et du suivi des envois.
Manque de liste d’annulation de commandes et de transparence
L’entreprise ne disposait pas d’une liste centralisée et de raisons claires pour les annulations de commandes par les clients ou les fournisseurs, ce qui entraînait une ambiguïté et des risques de litiges potentiels.
Suivi des commandes et rapports aux clients
Fournir des mises à jour en temps réel aux clients concernant l’état et l’avancement de leurs commandes, y compris le traitement des commandes, le suivi des expéditions et les dates de livraison estimées.
Suivi des retards des fournisseurs et des entreprises de transport de marchandises
Surveiller et atténuer les retards causés par les fournisseurs ou les entreprises de transport de marchandises, assurer une communication proactive avec les clients et mettre en place des plans de contingence pour minimiser les perturbations.
Absence d’historique des activités d’administration
L’absence d’un journal complet des activités d’administration pour les commandes enregistrées a entravé la transparence et la responsabilité.
Analyse inadéquate des commandes manquantes ou partiellement fournies
La société a rencontré des difficultés pour analyser et traiter les commandes manquantes ou les commandes nécessitant plusieurs envois, ce qui a entraîné des inefficacités opérationnelles.
Absence d’opérations en masse
L’incapacité de sélectionner et d’effectuer des opérations pour un groupe d’utilisateurs simultanément a entravé l’efficacité et la productivité.
Options de tarification limitées en fonction de la marque
Le système manquait de fonctionnalités pour ajouter un prix rapide en fonction de marques spécifiques, limitant ainsi la flexibilité de tarification.
Absence d’une liste claire des créanciers et débiteurs
Le volume élevé de transactions sur la plateforme a entraîné l’absence d’une liste claire et concise des créanciers et des débiteurs, entravant ainsi la gestion financière.
Portefeuilles fournisseurs et clients et questions financières
Gérer efficacement les transactions financières des fournisseurs et des clients, y compris les factures, les paiements et les rapprochements de comptes, tout en assurant la transparence et la sécurité. Avoir également une vision claire de toutes les dettes et les crédits afin de pouvoir prédire et éviter d’éventuelles pertes ou bénéfices.
Graphiques analytiques insuffisants
Absence de graphiques analytiques clairs et pratiques pour l’analyse du système a limité la capacité de l’entreprise à obtenir des informations exploitables et à prendre des décisions éclairées.
Différentes méthodes de livraison en fonction des lieux des clients
Pour répondre aux divers emplacements des clients, il était nécessaire de mettre en œuvre différentes méthodes de livraison, telles que le fret aérien, le fret maritime ou le transport terrestre, en fonction de la destination et des exigences du client.
Absence de version mobile
Le manque d’une plateforme compatible avec les appareils mobiles limitait la capacité à suivre et répondre aux commandes lorsqu’on était loin des appareils de bureau.
Absence de système d’alarme et de notification interne
La plateforme ne disposait pas d’un système d’alerte interne, ce qui entraînait des retards dans la réponse aux événements critiques et aux mises à jour importantes.
La Solution
La solution développée pour Industrial Supply Chain Inc. comprenait une gamme de fonctionnalités visant à améliorer l’efficacité organisationnelle, à atténuer les risques d’erreurs et de pertes financières, et à accroître la satisfaction des clients. La solution a été conçue comme une application Web progressive (PWA), garantissant des performances optimales et une compatibilité avec différents appareils et plates-formes. Voici les principales fonctionnalités de la solution The following are key features of the solution:
Classification des informations
Cette fonctionnalité permet au personnel commercial d’accéder aux informations sur les clients et les fournisseurs. Elle permet également de consulter séparément la liste des demandes de chaque client ou soumissionnaire, et offre la possibilité de suivre l’état de chaque demande pour une gestion efficace.
Optimisation de la chaîne d’approvisionnement
Pour simplifier la chaîne d’approvisionnement, Industrial Solutions Inc. a identifié des fournisseurs internationaux fiables et les a classés en fonction du volume de commandes, des points du système, des marques fournies, etc. Cette approche a facilité les négociations pour des conditions favorables, la mise en œuvre de critères de performance des fournisseurs et la création de canaux de communication solides.
Optimisation des méthodes de livraison
En analysant les emplacements et les exigences des clients, Industrial Solutions Inc. a développé une stratégie de livraison flexible qui utilisait une combinaison de fret aérien, de fret maritime et de transport terrestre. Cela a permis d’optimiser les coûts, le temps et l’efficacité.
Système de gestion des cargaisons
La mise en place d’un système de gestion des cargaisons robuste a permis de gérer efficacement les expéditions, en garantissant une documentation adéquate, un suivi et la conformité avec les réglementations douanières.
Plateforme de gestion financière
L’adoption d’une plateforme de gestion financière intégrée a facilité la gestion transparente des portefeuilles de fournisseurs et de clients. Cela a automatisé des processus tels que la facturation, les paiements et les rapports financiers.
Tableau de bord intuitif pour les responsables de l’entreprise
Les processus de flux de travail en direct ont permis aux responsables de l’entreprise de suivre la progression de chaque livraison de commande via un tableau de bord intuitif.
La solution proposée par Matican Group LLC pour les entreprises d’approvisionnement en pièces industrielles rationalise les opérations et améliore l’expérience utilisateur. Elle améliore l’efficacité, réduit les erreurs et les pertes, diminue les coûts et accroît la satisfaction des clients. Cette solution évolutive permet aux entreprises de s’adapter aux changements du marché et de gérer efficacement les commandes.
La mise en œuvre de ces solutions a entraîné une amélioration de l’efficacité et de la satisfaction client pour Industrial Solutions Inc. Cela prépare le terrain pour une croissance future et une expansion. En tirant parti de la technologie, des améliorations des processus et de solides relations avec les fournisseurs et les clients, l’efficacité opérationnelle et la satisfaction client seront encore renforcées.
La solution permet aux clients de soumettre des commandes, de suivre leur progression et de recevoir des factures précises avec des informations détaillées. Elle assure la transparence dans la gestion des commandes et fournit aux responsables un tableau de bord visuel pour suivre la progression des livraisons. Elle facilite également l’identification des raisons d’annulation ou de rejet des commandes.
Système de suivi des commandes et de rapports
Le déploiement d’un système de suivi avancé des commandes a permis à Industrial Solutions Inc. de fournir des mises à jour en temps réel aux clients. Cela inclut le statut des commandes, le suivi des expéditions et les notifications de livraison. Des outils d’analyse avancés ont été intégrés au système pour faciliter une analyse complète des commandes manquantes et de celles nécessitant plusieurs expéditions, permettant une résolution rapide des problèmes.
Surveillance de la chaîne d’approvisionnement
En utilisant des outils de surveillance de la chaîne d’approvisionnement, Industrial Solutions Inc. a suivi les performances des fournisseurs et surveillé les retards des sociétés de transport de marchandises. Cela a permis une communication proactive avec les clients et la mise en œuvre de plans de contingence pour minimiser les perturbations.
Tableau de bord intuitif pour les clients et les fournisseurs
Les clients et les fournisseurs ont accès à une représentation visuelle de leurs numéros de commande à chaque étape, ainsi que de leur dette ou de leur crédit financier dans différents types de devises.
Suivi des commandes pour les clients
La solution a également offert aux clients la possibilité de suivre leurs commandes en temps réel via un portail en ligne. Cela a amélioré la transparence, la responsabilité et a augmenté la satisfaction des clients en leur fournissant des informations à jour sur l’état de leurs commandes.
Notification Push pour les statuts des demandes et des commandes
Les gestionnaires de l’entreprise, les clients et les fournisseurs peuvent recevoir des mises à jour concernant les demandes et les commandes, et consulter les dernières modifications grâce au système de notification push.
Mise en œuvre du journal des activités de l’administrateur
Un journal complet des activités de l’administrateur pour les commandes enregistrées a été introduit, offrant une transparence et permettant de suivre efficacement les actions.
Gestion efficace des demandes de renseignements et des commandes
La mise en œuvre de processus rationalisés et de canaux de communication efficaces a permis à Industrial Solutions Inc. de traiter rapidement les demandes de renseignements et les commandes annulées et rejetées. Cela a assuré une résolution efficace et maintenu la satisfaction des clients. Une liste centralisée des annulations de commandes a été mise en place, accompagnée de raisons claires d’annulation, garantissant la transparence et réduisant les litiges potentiels.
Plateforme compatible avec les appareils mobiles
Une version mobile de la plateforme a été développée, permettant aux utilisateurs de suivre et de répondre aux commandes en déplacement, améliorant ainsi la flexibilité et la réactivité.
Fonctionnalité des opérations en masse
Le système a été amélioré pour prendre en charge les opérations en masse, permettant aux utilisateurs d’effectuer des actions sur un groupe d’utilisateurs simultanément, rationalisant ainsi les processus et améliorant l’efficacité.
Options de tarification basées sur la marque
Le système a été mis à jour pour incorporer la fonctionnalité de tarification rapide basée sur des marques spécifiques, offrant ainsi une plus grande flexibilité et personnalisation des prix.